El fraude en la gestión de los gastos es más frecuente en el mundo empresarial de lo que nos gustaría admitir, y no discrimina por tamaño, sector empresarial o cargo. Estas prácticas suponen un claro prejuicio económico para la empresa, pero también puede afectar al ambiente de trabajo y en ocasiones hasta abrir procesos legales.
Este tipo de fraude ocurre cuando un trabajador presenta un gasto falso o alterado a la empresa para que esta reembolse el importe. Normalmente estos gastos son producto de viajes y se reclaman varios gastos a la vez, lo que sumado a las liquidaciones que presentan los demás empleados supone un considerable volumen de documentos, dificultando enormemente detectar cualquier discrepancia.
Cabe destacar que aparte de los gastos fraudulentos, también es frecuente encontrarse errores en las liquidaciones que agravan las perdidas, y no siempre es fácil saber si se ha producido por un descuido del empleado o si ha sido una acción intencionada para defraudar a la empresa.
Tipos de gastos fraudulentos más frecuentes
Hecha la ley, hecha la trampa; y esta puede tomar muchas formas distintas, lo que dificulta su detención por parte del departamento contable de la empresa afectada. Entre las prácticas más comunes encontramos:
Gastos personales. Son situaciones en las que el empleado se vale de un viaje para incluir importes no relacionados con la actividad de la empresa. Es frecuente en comidas o actividades de ocio, ya que se aprovechan de una normativa poco clara por parte de la compañía, por eso es importante establecer una política de viajes y gastos clara.
Tickets duplicados. No es raro encontrar dos recibos del mismo gasto, ya sean presentados por un solo empleado, o por dos distintos que comparten un gasto y no lo notifican. En este caso es especialmente difícil diferenciar un error de un fraude y, por tanto, es complicado tomar acciones correctivas.
Gastos inflados. Es cuando se presenta un importe mayor al real. Se puede llevar a cabo de 2 formas: indicando un importe diferente en la liquidación al que aparece en el recibo, o alterando directamente el ticket para que sea más difícil de detectar el fraude. Cabe destacar que en este caso también son frecuentes los errores, aunque suelen limitarse a una coma mal puesta o añadir un cero de más.
Gastos falsos. Es el caso más extremo, en que el empleado directamente falsifica un gasto en nunca ocurrió.
Gastos que incumplan la política de la empresa. Recibos fuera de fecha, importes que si bien son correctos exceden los límites establecidos o gastos realizados con proveedores no reconocidos por la política de la empresa. Son gastos que normalmente se presentan “por si cuelan”, pero que no dejan de ser un fraude.
Consecuencias del fraude para la empresa
Lo primero que pensamos al hablar de este tipo de engaños es en el perjuicio económico, y desde luego repercute en la tesorería de la empresa, es un problema que si no se remedia va sangrando poco a poco la caja de la empresa y le resta capacidad de reacción en un mercado tan competitivo como el actual.
Otra consecuencia a tener en cuenta es el daño interno ocasionado por el mal ambiente laboral. Este tipo de prácticas se terminan sabiendo entre la plantilla, lo que no solo puede animar a otros cometer fraude ante la aparente falta de consecuencias, sino que termina por molestar a aquellos empleados que si cumplen con las normas, resintiendo su relación con los compañeros y empeorado su opinión de la dirección por la falta de respuesta.
Medidas contra el fraude en la gestión de gastos
Es importante empezar diciendo que no es posible eliminar al 100% el fraude en la gestión de gastos. Esto debido a que siempre habrá gente dispuesta a intentarlo, y que gracias al gran volumen de recibos y la variedad de engaños es complicado detectar todos los engaños. Lo que si es posible es convertir el fraude en un problema anecdótico y excepcional que no perjudique a la empresa. Para conseguirlo es necesario implementar sistemas de prevención, detección y corrección.
La información es la clave para prevenir el fraude, más concretamente la información que se ofrece a los empleados, por lo que insistimos en elaborar una política de gastos clara y completa, en la se establezcan los limiten y las situaciones en las que se puede producir un reembolso, así como las sanciones que se impondrán en caso de fraude. De esta forma se eliminan las situaciones ambiguas y zonas grises de las que aprovecharse, además de remarcar que habrá consecuencias para quienes incumplan las normas.
Por lo general, las empresas no disponen de un departamento contable lo suficientemente grande como para permitirse comprobar cada gasto de cada liquidación, por eso lo mejor es contar con una herramienta de gestión del gasto como la que ofrece 60dias. En el proceso se extrae toda la información directamente del recibo y se compara con la presentada por el empleado en la liquidación, además detectar duplicidades y otras discrepancias.
Posterior al fraude, es necesario contar con protocolos de actuación claros según la gravedad del caso. También es importante que sean consecuentes con lo que se informó a los empleados previamente. El establecer un marco normativo claro que se ponga en práctica cuando es necesario aporta seguridad a los empleados y disuade a todo aquel que pretenda incumplirlo.
En este punto encontramos una situación especialmente compleja: diferenciar el error del fraude. Es importante no castigar a un empleado por un simple error, ya que puede generar un ambiente de trabajo perjudicial, pero tampoco se puede permitir que nadie se aproveche de “errores” comunes para intentar defraudar a la empresa. Es necesario recoger en la política corporativa algún sistema o pautas que aclare como se va a actuar en estos casos, por ejemplo estableciendo un límite de errores que se consideran razonables, por ejemplo, pasar un recibo duplicado es un error, la segunda vez es un descuido, pero la tercera es sospechoso o negligente.
En definitiva lo mejor para evitar el fraude es establecer normas y procesos claros de cara a los empleados, y aprovechar la experiencia de los expertos en la gestión de gastos para detectar cualquier discrepancia.
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