Automatizar tus facturas: qué es y cómo hacerlo

¿Así que estás interesado en automatizar tus facturas? En 60dias llevamos muchos años, incluso desde antes que esto empezara a ser una tecnología, ayudando a miles de emprendedores a automatizar la gestión de sus facturas. Hoy te comentamos todo lo que debes saber.

¿Qué es una factura automatizada?

Cuando hablamos de automatizar facturas, nos referimos a minimizar el tiempo que dedicas a la gestión de tus facturas. Aquí hablamos de, por ejemplo, pasar facturas simples o tickets a facturas completas que puedas declarar como gasto, el rellenado y envío automático de tu factura, etc.

Te hablaremos sobre esto y mucho más. Recuerda que en 60dias podemos ayudarte a automatizar el proceso de recuperación de facturas y de IVA gracias a nuestros servicios y nuestros contactos con la mayoría de las empresas del país.

¿Por qué deberías automatizar tus facturas? La respuesta es sencilla: ahorrarás tiempo, reducirás errores y optimizarás los recursos de tu empresa. Al confiar en un sistema automatizado, podrás:

• Aumentar la productividad: Tu equipo dejará de perder horas en tareas repetitivas como el registro manual o el envío de recordatorios.
• Reducir errores: Los errores humanos, como olvidos o cálculos incorrectos, se minimizan al usar tecnología que gestiona los datos de forma precisa.
• Acelerar pagos: Con recordatorios automáticos y facturación recurrente, los cobros se efectúan de manera más ágil.
• Mejorar la visibilidad financiera: Un buen sistema de automatización te dará una visión clara de todo lo que te queda por cobrar y pagar, al estar ya «programado».

Además, con la implementación de la facturación electrónica obligatoria cada vez más cerca en nuestro país, automatizar este proceso se vuelve en algo necesario, porque te asegura estar preparado para cumplir con las normativas legales y evitar sorpresas.

Exploremos ahora algunas de las soluciones que hoy en día se suelen dar en la mayoría de las empresas.

Sistemas de automatización de facturas

Hoy en día, existen herramientas diseñadas para cubrir cada paso del proceso de facturación, desde la emisión hasta la conciliación de pagos. Así es cómo funcionan los sistemas más avanzados:

1. Recepción y digitalización de facturas: Las facturas pueden recibirse directamente en formato electrónico o digitalizarse mediante tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer los datos clave.
2. Verificación automática: Estos sistemas pueden comprobar la validez de la información extraída al compararla con órdenes de compra, contratos u otros documentos relevantes.
3. Aprobación electrónica: Las facturas se envían automáticamente a los responsables indicados para su revisión. Si además incluyen alertas y recordatorios, te podrás asegurar de que los pagos se procesen dentro del plazo.
4. Registro contable: Una vez aprobadas, las facturas se integran directamente en el sistema de contabilidad o ERP, asignando automáticamente los códigos contables según reglas predefinidas.
5. Pagos automatizados: Los sistemas programan y ejecutan pagos de acuerdo con las condiciones acordadas, ya sea mediante transferencia bancaria, plataformas digitales o cheques electrónicos.
6. Conciliación y seguimiento: Los pagos se comparan automáticamente con los extractos bancarios, actualizando el estado de las facturas y resolviendo posibles discrepancias.

Por supuesto, esto es solo la punta del iceberg. Cada vez van a ir saliendo más y más características y opciones de automatización en la gestión de facturas y pagos. Con el auge de la inteligencia artificial, sobre todo, esto es algo inevitable.

¿Cómo automatizar tus facturas?

Automatizar tus facturas es más fácil de lo que parece. Aquí tienes unos consejos:

1. Evalúa tus necesidades: Identifica qué procesos necesitas automatizar, como la emisión, el seguimiento de pagos o la recuperación de IVA. Cada empresa tiene un tipo de gestión diferente, pero te recomendamos automatizar todo lo que sea posible.
2. Elige un sistema: Busca herramientas que incluyan tecnología OCR para digitalizar facturas en papel y que sean compatibles con tus sistemas contables. En 60dias, tenemos un servicio de recuperación del IVA de los tickets, con soluciones con OCR integradas y un equipo humano detrás que lo revisa.
3. Configura y personaliza: Si vas a crear facturas que se manden automáticamente, te recomendamos diseñar las plantillas añadiendo tu marca y estilo gráfico.
4. Integra tus herramientas: Vincula el sistema de automatización con tu ERP o software contable para que las facturas aprobadas se registren automáticamente. Asegúrate de que tu software cuenta con este tipo de integraciones antes de empezar a usarlo.
5. Capacita y supervisa: Tu equipo debería de entender el sistema a la perfección, así que asegúrate de formarlos correctamente. También es recomendable revisar los resultados cada cierto tiempo, para evitar fallos y mejorar y ajustar.

En 60dias, combinamos tecnología y apoyo humano para que automatizar tus facturas sea rápido, preciso y adaptado a las necesidades de tu empresa. Contáctanos si tienes cualquier inquietud en este aspecto, y estaremos encantados de ayudarte con nuestros servicios.