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La factura electrónica
Una factura electrónica válida es aquella que cumple con todos los requisitos legales, técnicos y de contenido establecidos por la normativa vigente.
La Ley Crea y Crece estableció la obligación de facturación electrónica B2B, y, por su parte, el Real Decreto238/2026 ya ha empezado a desarrollar el sistema español de factura electrónica obligatoria entre profesionales y empresarios.
El objetivo de todo el marco normativo de facturación electrónica en España es digitalizar y estandarizar las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, mejorar la trazabilidad de las operaciones, combatir la morosidad y facilitar el control fiscal. Además, busca garantizar que las facturas sean auténticas, íntegras, legibles e interoperables, permitiendo un intercambio seguro entre plataformas públicas y privadas y una mejor supervisión de los plazos de pago y del cumplimiento tributario.
El incumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica puede derivar en sanciones administrativas, además de problemas de deducibilidad, conservación documental y trazabilidad. Insistimos: con la próxima obligatoriedad de la factura electrónica en todas las transacciones B2B en España, es crucial que tu empresa se prepare y adapte sus sistemas de facturación para cumplir con esta normativa y evitar problemas legales o administrativos.
Veamos qué debes hacer exactamente:
¿Qué hace que una factura electrónica sea válida?
Para que una factura electrónica se considere válida en España, debe cumplir con las siguientes condiciones:
1. Autenticidad del origen
Para que una factura electrónica sea válida, debe identificar correctamente a las partes que intervienen en la operación —emisor y receptor— y permitir verificar que el documento procede realmente de quien lo expide. Además, debe conservar la trazabilidad del proceso de emisión, envío, recepción y, cuando corresponda, aceptación o pago.
2. Integridad del contenido
Es fundamental que el contenido de la factura electrónica no pueda modificarse una vez emitida sin que esa alteración quede detectada. Los datos esenciales —como la identificación del emisor y del receptor, el número y fecha de factura, la descripción de la operación, la base imponible, los impuestos aplicables y el importe total— deben mantenerse íntegros durante todo el ciclo de vida del documento.
Esta integridad puede comprobarse mediante mecanismos técnicos como la firma electrónica, los controles de trazabilidad del sistema de facturación, la validación de la estructura del archivo y, en el caso de formatos como Facturae, la validación frente al esquema XSD correspondiente.
3. Legibilidad
La factura electrónica debe poder ser leída, interpretada y conservada de forma accesible tanto por el emisor y el receptor como por la Administración o cualquier organismo de control que pueda revisarla. Para ello, no basta con que el archivo pueda abrirse: debe estar emitido en un formato estructurado, estandarizado e interoperable, como Facturae, UBL, CII o EDIFACT, de forma que sus datos puedan procesarse automáticamente por los sistemas de facturación.
En el caso de las facturas dirigidas a Administraciones Públicas, FACe admite, entre otros, Facturae firmado y factura europea en formatos UBL o CII. Además, el destinatario debe poder acceder a la factura, visualizarla, descargarla y conservarla durante el plazo legal aplicable, manteniendo su legibilidad, autenticidad e integridad.
4. Requisitos técnicos
Las facturas electrónicas deben cumplir con las especificaciones técnicas previstas en la normativa aplicable, tanto en lo relativo al formato como a la interoperabilidad, la seguridad y la trazabilidad del intercambio. Entre los principales requisitos técnicos destacan:
- Uso de formatos estructurados admitidos, como Facturae, UBL, CII o EDIFACT. En el sistema B2B, estos formatos permiten que las facturas puedan ser procesadas automáticamente por distintas plataformas y sistemas de facturación.
- Garantía de integridad y autenticidad, mediante mecanismos técnicos admitidos por la normativa, como firma electrónica, EDI, plataformas interoperables u otros controles que permitan verificar el origen de la factura y que su contenido no ha sido alterado.
- Interoperabilidad entre plataformas, especialmente en el nuevo marco de facturación electrónica B2B, que exige que las soluciones privadas puedan conectarse entre sí y transformar los mensajes a los formatos admitidos cuando sea necesario.
- Validación técnica del archivo, comprobando que la factura respeta la estructura correspondiente al formato utilizado. Por ejemplo, en el caso de Facturae, puede validarse frente a su esquema XSD.
- Cumplimiento del software de facturación, teniendo en cuenta también las obligaciones derivadas del Real Decreto 1007/2023 —VeriFactu— cuando resulten aplicables a los sistemas informáticos de facturación.
5. Conservación y accesibilidad
Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo legal aplicable, garantizando en todo momento su autenticidad, integridad, legibilidad y acceso por parte de la Administración tributaria sin demora. Con carácter general, desde el punto de vista fiscal, empresarios y profesionales deben conservar las facturas y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de cuatro años.
No obstante, pueden existir otros plazos de conservación más amplios por motivos mercantiles, contables o por determinadas operaciones, por lo que conviene revisar cada caso.
Durante todo ese periodo, la empresa debe poder almacenar, localizar, visualizar y recuperar las facturas en formato electrónico de forma segura y ordenada.
6. Interoperabilidad y e-reporting
Los sistemas de facturación electrónica deben garantizar la interoperabilidad, permitiendo que las facturas puedan emitirse, recibirse, transformarse y procesarse en formatos estructurados admitidos, como Facturae, UBL, CII o EDIFACT. En el nuevo marco de facturación electrónica B2B, las plataformas privadas deberán poder interconectarse entre sí cuando lo soliciten sus clientes, facilitando así el intercambio fluido de facturas entre empresas y profesionales.
Además, el destinatario de la factura deberá comunicar determinados estados de la factura, como la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo, incluyendo sus fechas correspondientes.
De forma adicional, también podrán informarse otros estados, como la aceptación o rechazo parcial, el pago parcial o la cesión de la factura a un tercero, siempre que la plataforma lo permita. Esta información deberá remitirse en el plazo previsto por la normativa, lo que refuerza la trazabilidad del ciclo completo de la factura y permite un mejor control de los plazos de pago.
La Solución Pública de Facturación electrónica
La Ley Crea y Crece, el Real Decreto 238/2026 y el Proyecto de Orden Ministerial sometido a trámite de audiencia e información pública el 17 de abril de 2026 prevén la puesta en marcha de una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria. Esta solución pública tendrá como objetivo facilitar a empresas y autónomos el cumplimiento de la obligación de emitir, recibir e intercambiar facturas electrónicas en operaciones B2B, así como comunicar determinados estados de la factura, como el pago efectivo.
Según el proyecto de Orden, la solución pública deberá regular servicios como la emisión de facturas electrónicas, la interconexión con plataformas privadas, la comunicación de pagos, la recuperación de facturas y la definición técnica de la copia fiel que debe remitirse a la Administración cuando se utilicen sistemas distintos de la solución pública. También se prevén aspectos técnicos como la codificación única de las facturas, las formas de autenticación, identificación y representación, y el uso de la sintaxis UBL conforme al modelo europeo EN 16931.
Conviene diferenciar esta solución pública de FACe, que es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas utilizado para presentar facturas dirigidas a las Administraciones Públicas. FACe ya permite validar facturas electrónicas en determinados formatos, como Facturae firmado o factura europea en UBL y CII, pero su función pertenece al ámbito de la facturación con el sector público, no al nuevo sistema general de facturación electrónica B2B entre empresarios y profesionales.
Por tanto, la solución pública de la AEAT no debe presentarse simplemente como una herramienta de validación ya disponible, sino como una pieza central del nuevo sistema B2B, todavía pendiente de aprobación definitiva en la Orden Ministerial. Su papel será facilitar el intercambio de facturas, la interoperabilidad con plataformas privadas, la comunicación de estados y la trazabilidad de la factura durante todo su ciclo de vida.
Recuerda que en 60dias contamos con un equipo de expertos en facturación que podrían ayudarte. Ponte en contacto con nosotros y verás todo lo que podemos hacer por ti.
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