¿Qué es Verifactu? Adáptate antes de que sea tarde

¿Tienes curiosidad sobre el sistema Verifactu? En 60dias nos encanta hacer más fácil a las empresas declarar sus facturas y gastos, por lo que aquí te contamos, de forma muy sencilla, todo lo que hay que saber sobre el tema, para que nada te pille por sorpresa.

¿Qué es «Verifactu»?

«Verifactu» es el nombre con el que comúnmente se conoce a la normativa española que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos de facturación (SIF) de los empresarios y profesionales, cuyo objetivo primordial consiste en combatir el fraude fiscal y fomentar la digitalización y automatización en los procesos de facturación.

La normativa establece que los sistemas informáticos de facturación (SIF) deberán generar y registrar cada factura de manera inmediata, con medidas de seguridad que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede su debida constancia.

Para ello, deberá utilizarse un software de facturación debidamente homologado que contará con una huella digital, incluirá un código QR en la factura y llevará a cabo un encadenamiento de las facturas que se vayan expididendo.

Esta normativa prevé, además, un nivel de aplicación avanzado, denominado, esta vez sí, Veri*Factu, que implica la emisión y envío de los registros de facturación de manera inmediata y automática a la Administración tributaria, siendo posible su verificación online por parte del destinatario, mediante el uso del citado código QR. 

¿A quién afecta?

La normativa SIF se aplica a todos los contribuyentes que lleven a cabo actividades económicas, tanto sujetos a IRPF como al Impuesto sobre Sociedades y su entrada en vigor se prevé para el  1 de enero de 2026, para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y el 1 de julio de 2026, para el resto.

Sin embargo, no se aplicará a empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información) ni en territorios con sistemas fiscales propios, como el País Vasco o Navarra.

Ojo, porque es importante tener en cuenta que las facturas hechas manualmente en formatos como Word o Excel ya no valdrán. Por lo tanto, esto obligará a la gran mayoría de empresas y autónomos a empezar a usar software de facturación certificado y adaptado a todos estos requisitos.

¿Cómo funciona?

La normativa SIF se basa en la creación de registros electrónicos por cada factura emitida. Estos registros deben contener, además de los requisitos generales, ya conocidos, establecidos por el Reglamento de facturación, un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales establecidas por la Administración.

El sistema permite dos opciones:

1. Envío automático de los registros a la Agencia Tributaria (factura verificable o VERI*FACTU) Es la opción más cómoda, para cumplir con la normativa de manera automática.
2. Conservación de los registros sin envío automático (factura no verificable) En este caso, el software tiene que garantizar la integridad y disponibilidad de los registros para posibles inspecciones.

¿Cómo te afecta esto a ti como empresa o profesional?, ¿cómo debes cumplirla?, lo vemos a continuación.

¿Cómo cumplir con Verifactu?

Para adaptarse a la normativa SIF y Verifactu, las empresas deben:

1. Adquirir software certificado: Es obvio a estas alturas, pero esencial para poder cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la normativa, sobre todo por la necesidad de generar registros electrónicos seguros e inalterables.
2. Implementar procesos de digitalización: Tu empresa debe abandonar la facturación manual o en formatos no certificados. Los registros deben ser accesibles y conservados durante el plazo legal.
3. Garantizar la trazabilidad: Las facturas deberán estar encadenadas, es decir, vinculadas secuencialmente para evitar omisiones o manipulaciones.
4. Cumplir con los plazos: Asegúrate de estar preparado antes de 2026, cuando se empezará a aplicar la normativa. De no ser así, podrías sufrir sanciones administrativas.

Vamos ahora con algunas dudas que sabemos que podrías tener…

¿Por qué se ha aprobado esto?

La aprobación de Verifactu responde a una necesidad clave: combatir el fraude fiscal y, por tanto, mejorar la transparencia en los procesos de facturación.

Con el auge de la digitalización, la Agencia Tributaria busca herramientas que faciliten la detección de irregularidades en las declaraciones fiscales, eliminando las posibilidades de manipulación o creación de facturas falsas.

Además, Verifactu se inspira en sistemas similares que ya se han implementado con éxito en otros países de la Unión Europea, como Italia, Francia o Portugal, o incluso, dentro de España, como el sistema TicketBAI. De hecho, su diseño sigue las recomendaciones de la OCDE, para que España se mantenga alineada con las mejores prácticas internacionales.

Por otro lado, debemos reconocer que Verifactu tiene un punto muy positivo, ya que intenta reforzar la idea de la importancia de digitalizar en las empresas. Nosotros, en 60dias, prevemos que ayudará a modernizar muchos sectores y facilitar una mayor eficiencia.

¿Qué ventajas tiene el Verifactu?

Aunque la obligatoriedad de Verifactu puede parecer un desafío, tiene ventajas que pueden ser interesantes:

Para las empresas

1. Automatización de procesos: Con la digitalización, las tareas manuales como la emisión y registro de facturas se simplifican mucho.
2. Cumplimiento normativo garantizado: Al usar software certificado, las empresas tienen la tranquilidad de cumplir con la normativa fiscal vigente, reduciendo el riesgo de sanciones.
3. Mayor transparencia: La trazabilidad y la generación de registros inalterables mejoran la confianza con clientes y proveedores.
4. Acceso a información estructurada: Los datos de facturación estarán siempre organizados.
5. Predeclaraciones: la remisión de la información bajo la modalidad de VER*FACTU permitirá la creación de los denominados “sistemas de emisión de facturas verificables” o “sistemas VERI*FACTU”, que facilitará la configuración de determinados libros registros en la sede electrónica de la AEAT y la comprobación de la factura por parte del emisor y destinatario.

Para la administración

1. Reducción del fraude fiscal: La generación de registros únicos y encadenados dificulta la evasión de impuestos, al conseguir que las gestiones tengan que verificarse para ser consideradas válidas.
2. Eficiencia en la gestión fiscal: Los datos recibidos automáticamente harán más fácil para la AEAT la detección de anomalías y agilizará mucho los procesos de inspección.
3. Estandarización de formatos: Para facilitar la legibilidad de los registros y su análisis automatizado.

¿Qué retos plantea Verifactu?

Para equilibrar un poco las cosas, vamos a hablar también los 3 retos que supone este nuevo sistema para las empresas:

1. Costes iniciales: La adquisición de software certificado puede suponer un gasto significativo para pequeñas empresas y autónomos. A veces, este gasto podría ser incluso demasiado.
2. Adaptación tecnológica: Algunas empresas, sobre todo aquellas menos digitalizadas, podrían necesitar formación para manejar los nuevos sistemas.
3. Gestión del cambio: Cambiar procesos tradicionales por sistemas digitales puede ser un desafío cultural dentro de las organizaciones. Es muy probable que aquí haya cierta reticencia por parte de las empresas gestionadas por personas de generaciones poco adaptadas al uso de tecnologías.

¿Estás preparado para el Verifactu?

Ten en cuenta que no solo es importante informarse sobre qué es Verifactu, también lo es adaptarte a los tiempos que vienen. Una vez pase el plazo, no te quedará otra que hacer el cambio, y será para siempre. Dejaremos de expedir facturas como lo hemos hecho hasta ahora, y si podemos servirte en algo, recuerda que nos tienes a nosotros para ayudarte. Contáctanos para recibir nuestro apoyo en esta transición.