En el día a día de un negocio, ya sea un restaurante, una cafetería o un bar, el ritmo es frenético. Entendemos perfectamente que, tras un servicio impecable, la gestión administrativa es lo último en lo que apetece pensar. Sin embargo, hay un trámite que, aunque parece menor, es vital para tus mejores clientes: la factura de canje.
Seguro que te ha pasado: un profesional come en tu establecimiento, ya sea solo, con sus compañeros de trabajo o clientes, y se lleva el ticket (factura simplificada). Semanas o meses después, llega una solicitud para canjear ese ticket por una factura completa a nombre de su empresa.
¿Por qué es tan importante atender esta solicitud con agilidad? Aquí te explicamos todo lo que debes saber y cómo evitar que esto te suponga un trabajo extra.
Cuidar la relación comercial: Tu cliente corporativo te necesita (y tú a él)
Cuando un empleado viaja o tiene una comida de negocios, esos gastos los asume su empresa. Para que la empresa pueda deducirse el IVA de esos gastos, la ley es estricta: no sirve el ticket, necesitan la factura completa con sus datos fiscales.
Si, como proveedor, te niegas a realizar el canje o pones trabas:
- Perjudicas a tu cliente: Le impides recuperar un dinero (el IVA) que legítimamente le corresponde.
- Deterioras la relación comercial: El cliente corporativo suele tener un ticket medio más alto y además ser recurrente. Si sabe que en tu establecimiento tendrá problemas para conseguir la factura, simplemente dejará de ir y buscará a la competencia que sí le facilite la gestión.
- Imagen profesional: Facilitar el canje es sinónimo de profesionalidad y transparencia, valores que las empresas aprecian enormemente.
La realidad legal: Es una obligación, no una opción
A veces existe la creencia de que emitir la factura de canje es un «favor» que se hace al cliente, pero la normativa es muy clara al respecto.
Como proveedor, tienes la obligación legal de expedir la factura completa cuando el destinatario es un empresario o profesional y así te lo solicita. Además, el plazo para solicitar este canje es amplio: tienes la obligación de atender estas solicitudes durante los 4 años siguientes a la emisión del ticket original.
¿Qué pasa si te niegas?
Desde la cordialidad, es importante que conozcas las consecuencias. La negativa injustificada a emitir esta factura puede llevar al cliente a interponer una Reclamación Económico-Administrativa. Esto inicia un proceso administrativo desagradable que nadie desea y que, en la mayoría de los casos ocurridos hasta ahora, los tribunales han fallado en favor de la empresa al demostrar que los tickets de gasto eran efectivamente de sus empleados, obligando al proveedor a emitir las facturas de canje mediante sentencia judicial.
Riesgos contables y la lupa de Hacienda
Más allá de la reclamación del cliente, no gestionar bien los canjes puede traer desorden a tu propia casa. Si existen discrepancias entre los tickets emitidos y las facturas rectificativas o de canje, o si simplemente te niegas a emitir documentación obligatoria, te expones a riesgos contables y fiscales.
La Inspección de Hacienda pone cada vez más foco en la correcta facturación y en la trazabilidad de las operaciones. Negarse a emitir una factura legítima puede ser motivo de sanción o, como mínimo, de poner a tu negocio en el punto de mira de una inspección tributaria innecesaria.
La solución de 60dias: Lo hacemos por ti, totalmente GRATIS
Sabemos lo que estás pensando: «Entiendo la importancia, pero no tengo tiempo para buscar tickets antiguos, hacer facturas nuevas y enviarlas».
Aquí es donde entra 60dias. Nuestra misión es recuperar el IVA para nuestros clientes (las empresas de esos empleados que visitan tu negocio), pero queremos hacerlo haciéndote la vida fácil a ti, el proveedor.
Nuestros clientes nos hacen llegar todos los tickets de gasto de sus empleados y nos autorizan a contactar a todos los proveedores para solicitar las facturas de canje.
Para evitarte toda la carga administrativa, siempre te ofreceremos firmar un Acuerdo de Facturación con nosotros. ¿Qué ventajas tiene esto para ti?
- Cero trabajos administrativos: Nosotros nos encargamos de generar las facturas de canje en tu nombre y por tu cuenta. Tú no tienes que teclear nada.
- Totalmente gratuito: Este servicio no tiene ningún coste para el proveedor.
- Cumplimiento legal garantizado: Nos aseguramos de que todo se haga bajo la normativa vigente, protegiéndote ante Hacienda y evitando reclamaciones.
- Clientes felices: Al facilitar el canje a través de nosotros, tus clientes corporativos recuperan su IVA sin problemas y seguirán eligiendo tu negocio para sus gastos profesionales.
¿Qué pasa si prefieres no firmar el acuerdo?
Si decides no aprovechar la gestión gratuita de 60dias, es importante que recuerdes que la obligación legal persiste.
Deberás encargarte tú mismo (o tu gestoría) de buscar los tickets, verificar los datos y emitir las facturas de canje correspondientes. Además, debes tener muy presente el plazo legal de emisión: la normativa estipula que las facturas deberán expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hayan solicitado los canjes.
En resumen: Emitir facturas de canje es obligatorio y vital para mantener a tus clientes de empresa. Pero no tienes que hacerlo solo. Apóyate en 60dias, firma el acuerdo de facturación gratuito y olvídate del papeleo mientras fidelizas a tu mejor clientela.
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