¿Qué es esto de la factura electrónica? Es obvio, ¿no? Se trata de una factura, pero en digital… Pero no es solo eso. Si no, acabaría aquí el artículo, y no va a ser así.
Ahora que tu empresa tendrá que trabajar con facturas electrónicas… te conviene entender de verdad qué significa esto.
Lo cierto es que llevamos años usando facturas electrónicas (algunos, sin saberlo), pero a partir de ahora se popularizará su uso. Y no, un PDF mandado por correo ya no será una factura electrónica.
Vamos a verlo en este artículo de 60difas.
¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?
¿Qué es esto de la factura electrónica? Es obvio, ¿no? Se trata de una factura, pero en digital…
Bueno, en realidad la respuesta es un poco más compleja.
Durante muchos años, en España hemos utilizado el término «factura electrónica» para referirnos a una factura emitida y enviada por medios electrónicos. Por ejemplo, un PDF remitido por correo electrónico podía ser perfectamente una factura electrónica válida desde el punto de vista fiscal y legal.
Sin embargo, eso es precisamente lo que va a cambiar con la futura obligación de facturación electrónica entre empresas y profesionales.
A partir de la entrada en vigor del nuevo sistema previsto en la Ley Crea y Crece, ya no bastará con enviar una factura en PDF. Las facturas deberán intercambiarse en formatos electrónicos estructurados, es decir, formatos que permitan que los sistemas informáticos identifiquen y procesen automáticamente la información contenida en la factura.
Dicho de otra forma: el PDF podrá seguir utilizándose como representación visual de la factura, pero dejará de ser suficiente por sí mismo para cumplir las nuevas obligaciones de intercambio electrónico entre empresas.
¿Y qué son exactamente esos formatos estructurados?
Se trata de archivos diseñados para que un software pueda identificar automáticamente quién es el proveedor, quién es el cliente, qué importe se factura, qué IVA se aplica, cuál es la fecha de emisión o cuál es el estado de pago de la factura.
Gracias a ello, gran parte de los procesos administrativos podrán automatizarse.
En vez de recibir una factura, abrirla, revisar sus datos e introducirlos manualmente en el ERP o en el programa contable, el sistema podrá capturar esa información de forma automática.
Por eso, la factura electrónica aporta ventajas como:
- Reducir la carga administrativa.
- Minimizar errores en la introducción manual de datos.
- Facilitar la automatización de procesos contables.
- Mejorar el control de las facturas emitidas y recibidas.
- Permitir un seguimiento más preciso del estado de cada factura.
- Reducir el uso de papel y el archivo físico.
Además, uno de los grandes objetivos de la reforma es mejorar la trazabilidad de las operaciones, permitiendo conocer con mayor facilidad si una factura ha sido recibida, aceptada, rechazada o pagada.
¿Cuándo va a ser obligatoria la facturación electrónica?
Hasta hace poco existía cierta incertidumbre porque faltaba la aprobación de la normativa técnica que debía poner en marcha el sistema.
Esa situación ya ha cambiado.
La Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria, entró en vigor el 6 de octubre de 2026, activando definitivamente el calendario previsto en la Ley Crea y Crece y en el Real Decreto 238/2026.
Por tanto, las fechas ya son conocidas:
- Desde el 6 de octubre de 2027, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supere los 8 millones de euros.
- Desde el 6 de octubre de 2028, para el resto de empresarios, profesionales, pymes y autónomos.
Por ello, ya no hablamos de plazos teóricos de 12 y 24 meses pendientes de una orden futura, sino de fechas concretas de aplicación.
Aunque todavía queda margen para muchas empresas, lo recomendable es comenzar cuanto antes a revisar los procesos internos y los sistemas de gestión utilizados para emitir, recibir, contabilizar y conservar facturas.
Sigamos con otra pregunta que nos suelen hacer mucho sobre este tema…
¿Quién está obligado a tener una factura electrónica?
La futura obligación afecta, con carácter general, a los empresarios y profesionales que realicen operaciones con otros empresarios y profesionales.
Es decir, hablamos de operaciones B2B nacionales.
Esto significa que la obligación no se aplica, con carácter general, a las operaciones realizadas con consumidores finales (B2C).
Tampoco debe confundirse con las futuras obligaciones europeas en materia de facturación electrónica para operaciones intracomunitarias.
La normativa española aprobada al amparo de la Ley Crea y Crece está pensada para las operaciones realizadas dentro del territorio nacional entre empresas y profesionales.
Para las operaciones internacionales e intracomunitarias habrá que esperar al desarrollo definitivo del proyecto europeo VAT in the Digital Age (ViDA), que prevé la implantación progresiva de sistemas de facturación electrónica y reporte digital armonizados en la Unión Europea a partir de 2030.
Por tanto, conviene distinguir claramente ambos marcos normativos:
- Ley Crea y Crece → operaciones nacionales entre empresas y profesionales.
- ViDA → operaciones intracomunitarias y obligaciones europeas de reporte digital que comenzarán a desplegarse a partir de 2030.
Y ojo, porque la obligación no es solo para emitir facturas electrónicas… también hay que poder recibirlas.
Así que preguntaos… ¿Cómo emitimos?
¿Cómo recibimos?
¿Cómo entra esa información en contabilidad?
¿Cómo se valida?
¿Cómo se archiva?
El tema es conseguir que todo el circuito alrededor de una factura recibida funcione bien.
Y, por supuesto, habrá operaciones que quedarán fuera de la obligación de facturación electrónica, como son las dirigidas a consumidores finales (B2C).
¿Cómo saber si estoy obligado a hacer una factura electrónica?
Sabiendo lo anterior, es fácil responder a esto:
Pregúntate si tu empresa factura a otras empresas o profesionales en España. Si es que sí, ahí lo tienes: estás obligado a usar factura electrónica.
Además, está el matiz que te comentábamos de cuánto factura tu empresa, para saber cuándo te tocará. +8 millones = dentro de un año. Menos, dentro de 2 años.
¿Cómo funciona una factura electrónica?
Por si tienes curiosidad, te lo contamos. Es distinto según el sistema, pero la lógica general es bastante fácil de entender.
- Se genera la factura desde un programa de facturación o desde el ERP.
- Ese sistema crea los datos necesarios de la factura.
- La factura se envía por medios electrónicos al destinatario.
- Al trabajar con formato estructurado, el sistema receptor puede interpretar esos datos y pasarlos directamente a su circuito contable.
- Luego llega la parte de validación, gestión y archivo.
La factura debe conservarse durante el plazo legal correspondiente y seguir siendo accesible, legible y fiable.
Ahora que ya sabes qué es la factura electrónica, seguramente se entiende mejor por qué el cambio es algo más grande que pasar de una factura impresa a una digital.
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