¿Cómo hacer una factura electrónica?

¿Cómo puedes hacer una factura electrónica si hasta ahora tu empresa ha trabajado con PDF, correo electrónico o cualquier otro tipo de software más tradicional? No te preocupes, que no tendrás que aprender código ahora ni empezar a picar a mano XML tradicional.

Buena parte del proceso recaerá sobre el software de facturación. Lo único que tienes que hacer es saber cómo prepararte para que toda la maquinaria futura funcione tanto para emitir como para recibir facturas en este nuevo formato.

¿Cómo funciona esto de crear una factura electrónica?

La manera perfecta de hacer una factura electrónica es con un programa de facturación que pueda generarla en el formato que corresponda según la legislación.

Pero no te creas que es algo muy especial. La factura electrónica sigue siendo una factura más. De hecho, necesita los mismos datos que cualquier otra.

• Número de factura.
• Fecha de expedición.
• Datos fiscales del emisor y del destinatario.
• Descripción de los servicios.
• Base imponible.
• Impuestos aplicados.
• Cuota de IVA.
• Retenciones.
• Importe total.

Nada nuevo bajo el sol, pero toda esta información se genera y transmite de otra manera.

La clave es el tema del formato estructurado. Sirve para que otro programa pueda leer sus datos sin que una persona tenga que copiarlos de nuevo.

Por todo esto, lo normal será introducir los datos de la operación en tu programa, como ya haces ahora, y dejar que el propio software genere la factura en el formato necesario.

Es mucho más cómodo que seguir creándolo todo a mano, ¿no crees?

¿Cómo puedo generar una factura electrónica?

El proceso puede cambiar un poco según el programa que utilice tu empresa, pero suele seguir unos pasos bastante parecidos:

1. Comprueba tu programa de facturación

Antes de buscar otra herramienta, revisa lo que ya tienes. ¿Incorpora o va a incorporar las funcionalidades que requiere la nueva legislación? Puede que no tengas que cambiar de programa ni rehacer todo el sistema.

Pregunta al proveedor si el software puede (o podrá):

• Generar facturas en formatos estructurados.
• Recibir facturas electrónicas.
• Importar sus datos en contabilidad.
• Gestionar diferentes estados de la factura.
• Conservar los documentos y registros asociados.
• Adaptarse a los formatos que marque la normativa.

Este último punto es importante porque todavía puede haber cambios técnicos bastante importantes.

Por eso, más que buscar ahora un software nuevo, que ya sabemos que es tentador, intenta aprovechar lo que ya usas.

2. Introduce los datos de la factura

Una vez tengas tu software, es posible que puedas seguir algún tutorial específico… pero, por regla general, el proceso se parece mucho al que ya llevas años siguiendo si usas una plataforma para gestionar facturas.

1. Creas una factura nueva.
2. Seleccionas al cliente.
3. Introduces los productos o servicios que estás facturando.

El programa debería encargarse de todos los cálculos (IVA, totales, numeración correlativa…).

Y todo lo fiscal igual que siempre. Si una factura tiene un tipo de IVA específico o una exención, hay que añadirlo.

3. Genera la factura en formato electrónico

Con todos los datos, el programa generará la factura.

Y tiene que ser en el formato adecuado. Normalmente, ahora se usa el formato Facturae o UBL.

Como ves, es muy diferente de un PDF. Es más complejo que eso.

El PDF está pensado para abrirse y leerse, pero el formato estructurado sirve para que todo dato tenga una identidad. De tal manera que el sistema puede reconocer cada dato y autorrellenar los campos en su propio programa. Todo esto automatiza un montón el proceso.

4. Envía la factura

Ya has creado la factura, ahora hay que enviarla, y tiene que llegar por vía electrónica.

Podemos estar hablando de una conexión entre programas o cualquier otro canal admitido por el sistema. Esto se llama interoperabilidad, y es muy importante en facturación electrónica.

Verás, lo importante es que tanto tú como el cliente uséis el software que queráis. No debería ser obligatorio tener que usar el mismo para que se comuniquen bien. En parte, ahí está la gracia del dato estructurado.

Si trabajas con muchos proveedores, esto es vital. Que nadie te obligue a «usar su plataforma» para enviarle facturas. Esto tendría que estar solucionado si el programa se ha configurado bien.

5. Observa qué pasa

Emitir una factura es solo parte del trabajo. La empresa debe poder procesarla.

Por tanto, tienes que comprobar que todo ha funcionado bien hasta el destino, o que lo que te envían te llega correctamente. Por ejemplo:

• ¿El ERP reconoce al proveedor?
• ¿Importa de forma automática los importes?
• ¿Valida la factura?
• ¿Qué ocurre si faltan datos?
• ¿Dónde quedan las facturas rechazadas?
• ¿Se puede saber si existe una incidencia?

La automatización funciona muy bien cuando el proceso está bien diseñado. Si no, simplemente puedes acabar cambiando un tipo de trabajo manual por otro.

6. Conserva la factura

Siempre se debe conservar la factura durante el plazo que estipule la ley, incluso en el caso de las facturas electrónicas.

El sistema debe permitir mantenerla accesible, legible y protegida frente a cambios que puedan comprometer su integridad.

Aquí la factura electrónica lo hace muy fácil. Podrás encontrar la factura por cualquier dato que busques. Sin tener que pelearte con versiones provisionales.

Para que sirva como resumen práctico, responderemos a una pregunta muy habitual:

¿Qué se necesita para hacer una factura electrónica?

Necesitarás cuatro cosas:

1. Datos de la operación. Sin eso, ninguna herramienta puede crear una factura válida.
2. Software preparado para facturación electrónica. Si trabajas en una empresa grande, lo normal será integrar esta función o utilizar una plataforma especializada conectada al sistema contable.
3. Tener un mecanismo que aporte autenticidad al documento. Tiene que garantizarse que viene de donde dice y que el contenido de la factura es real. Esto se realizará, con carácter general, mediante el uso de una firma electrónica avanzada.
4. Sistema que permita enviar, recibir y conservar las facturas. Porque crear el archivo sirve de poco si después tienes que descargarlo, mandarlo manualmente por correo y volver a introducir todos los datos en otro sitio.

¿Tengo que hacer algo ya?

Sí. Ahora sí merece la pena empezar a prepararse.

Hasta hace poco, muchas empresas estaban esperando a que se aprobara la normativa técnica definitiva para conocer cuándo comenzaría realmente la cuenta atrás de la factura electrónica obligatoria. Esa incertidumbre ya ha desaparecido.

La publicación de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, ha activado definitivamente el calendario de implantación previsto en la Ley Crea y Crece y en el Real Decreto 238/2026. La Orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026, fecha a partir de la cual comienzan a computarse los plazos para la aplicación obligatoria del sistema. Esto significa que la factura electrónica será obligatoria:

• Desde el 6 de octubre de 2027, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supere los 8 millones de euros.
• Desde el 6 de octubre de 2028, para el resto de empresarios y profesionales.

Aunque todavía quede tiempo para muchas empresas, conviene no esperar al último momento. La adaptación no consiste únicamente en poder generar una factura electrónica. También implica revisar cómo se reciben las facturas, cómo se integran en contabilidad o en el ERP, cómo se gestionan los distintos estados de la factura y cómo se conserva toda la información asociada.

Por eso, este es un buen momento para hablar con tu proveedor de software y comprobar si tu sistema será capaz de:

• Emitir y recibir facturas electrónicas en formatos estructurados.
• Intercambiar información con otras plataformas y programas.
• Integrar automáticamente los datos en los procesos administrativos y contables.
• Gestionar los estados de la factura exigidos por la normativa.
• Conservar la documentación y los registros asociados durante los plazos legales.

Como ves, hacer una factura electrónica seguirá siendo una tarea sencilla para el usuario. Lo realmente importante es que el sistema que utilices esté preparado para cumplir con todas las obligaciones legales y técnicas que acompañan a este nuevo modelo de facturación.

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